Réduire les coûts ET investir dans la technologie : comment sortir de la crise par le haut ?

Photo by Erik Mclean

L'avenir sourit à la technologie mais l'avenir, c'est loin ! Beaucoup d’analystes, dont nous faisons partie, considèrent que les changements d’habitudes imposés par le COVID-19 (télétravail, mobilité, agilité...) sont des déclencheurs pour l’achat et le déploiement de solutions technologiques collaboratives et de Legaltechs. Néanmoins, il faut avoir en tête le facteur temps qui peut, à lui seul, ruiner les espoirs de beaucoup d’acteurs.

Pour le moment, il faut ramer pour rester en vie et passer le gros de la crise, sans oublier de conserver des forces pour la reprise. Il faut donc être en même temps dans la réduction de coûts et dans l'investissement. C'est vrai pour l'économie dans son ensemble, ça l'est d’autant plus pour les professionnels du droit, qu’ils soient avocats, juristes ou ingénieurs informatiques.

Une situation alarmante

Comme nous l’expliquions au début du mois d'avril dans cet article paru dans Le Monde du Droit (1), l’heure de vérité sonne pour les cabinets et les startups. La violence du choc peut rendre la vie très difficile à certains acteurs, parfois pour des questions de timing, parfois par malchance.

Depuis, un certain nombre d’informations nous sont parvenues qui malheureusement corroborent cette tendance. Une enquête, répondue par 10.000 avocats, a été menée par le Conseil National des Barreaux (CNB). Elle apporte des éclairages terribles. Après une grève dure contre la réforme des retraites qui a couté en trésorerie et en honoraires facturés, l’état d’urgence sanitaire arrive au pire moment pour la profession. Les chiffres sont sans appel : 41 % des avocats individuels ont totalement arrêté de travailler et 80 % des répondants déclarent que leur chiffre d’affaires s’est réduit de plus de 50 % (2). Les licenciements des salariés et l'arrêt des collaborations vont croître significativement.

Du côté des startups, la situation est également compliquée. 47% des entreprises de la scène technologique s’attend à des difficultés de trésorerie dès septembre, si l’activité ne reprend pas ; 30% en décembre. D’ores et déjà, elles constatent une baisse de chiffre d’affaires de 25% au 2e trimestre (3).

Un changement de paradigme

On le voit, le moment est très difficile à piloter pour tous les professionnels du droit. Il s'agit d’une rupture nette dans l’activité économique qui laissera des traces. L’absence de mobilité et l’émergence du travail à distance créé néanmoins des opportunités dans la pratique des métiers du droit.

Photo by Kevin Dell

L’émergence du travail à distance a comme première conséquence un gain de temps de transport pour un grand nombre de salariés et de collaborateurs. Il montre également les inégalités de logement entre les uns et les autres : ce n’est pas la même chose de travailler de chez soi avec 2 enfants dans 60m2, ou bien dans un pavillon de 130 m2 avec jardin. Mais la tendance à développer cette pratique du distanciel nous semble définitivement acquise, les premières études montrant que managers et salariés sont satisfaits de cette organisation (4).

L’une des conséquences est la réduction de l’importance et de la taille des locaux du cabinet. Si de nombreux collaborateurs peuvent travailler à distance, au moins 2 ou 3 jours par semaine, une réduction de la taille et du coût des locaux est envisageable. C’est une bonne nouvelle pour la structure de coût des cabinets !

Du côté des grands clients (directions juridiques de grands groupes), le risque existe d’une rationalisation encore plus forte des achats juridiques. Les crises impliquent généralement une réduction de coût et une plus grande sélectivité des partenaires. Il est possible que les cabinets généralistes doivent garantir une prise en charge complète des besoins de leur client, en renforçant leur capacité à travailler en réseau d’experts et en qualité de relation client. A l’opposé, la direction juridique peut se considérer comme le chef d’orchestre et ne faire travailler que des spécialistes et des experts. Ces évolutions auraient des implications sur l'organisation des cabinets.

Les difficultés des avocats individuels remettent en question l’atomisation du marché (1/3 des avocats exercent leur activité en individuel). On peut s'attendre à une baisse de la pratique individuelle (faillite, changement d'activité) et une tendance au regroupement des avocats au sein de cabinet, afin de répartir les charges, améliorer son offre de service, partager les risques.

Sur le plan de l’organisation du cabinet, travailler à distance implique de remettre en question son management. Loin de réduire le contrôle, le télétravail peut au contraire le renforcer au travers d’outils de suivi et de supervision étroits. Il faut se garder de cette tendance qui ne fera qu’augmenter les comportements d’évitement des collaborateurs et empêchera les avantages d’éclore : autonomie, initiative, hausse du temps de travail effectif (par la réduction des réunions inutiles, des transports fatigants...). 

On comprend aussi que les outils de travail vont devoir être revus, et c’est là que la technologie tire ses opportunités principales. La mise en place d’un cabinet agile et décentralisé ne peut advenir sans outils performants, équipes formées et associés conscients des enjeux et de la stratégie à mettre en place.

Réduire les coûts... et se réinventer

Alors même que la transformation digitale n’est que balbutiante au sein de la profession, les professionnels du droit se voient embarqués dans un changement majeur en pleine crise exogène. A la contrainte financière s’ajoute la nécessité d’investir.

Aucun cabinet ne pourra faire l’économie d’une sévère réduction de coût... Et le temps presse ! Ces efforts doivent être enclenchés dès maintenant. Aucune ligne budgétaire n’échappera à l’austérité. Notre recommandation à ce sujet est de travailler par scénario de baisse de revenus. Il nous semble cependant acquis qu'une forte baisse aura lieu jusqu'à la rentrée septembre.

Personne ne sachant si et quand reprise il y aura, il convient de lister les efforts à fournir en fonction des recettes et du chiffre d’affaire de 3 scenarii :

• pessimiste (par exemple –50% pendant 1 an)

• central (-30% pendant 6 mois puis faible reprise entre 0 et 5%)

• optimiste (par exemple -30% mars-août puis rebond de +30% pendant 6 mois).

Il faut ensuite mettre à jour chaque semaine ou mois son plan d’affaire pour identifier dans quelle tendance on se situe.

Les premières dépenses à réduire nous semblent être les charges fixes (locaux, véhicules, frais généraux...), puis les charges variables (salaires, bonus, frais de représentation...) puis enfin les licenciements (salariés, collaborateurs). Lorsque l’activité sera stabilisée, le cabinet doit pouvoir repartir de l’avant. Sabrer dans ses équipes peut s’avérer une très mauvaise idée de ce point de vue.

D’autre part, les conditions de travail collaboratif et à distance doivent être améliorées grâce à des outils technologiques appropriés. Il est difficile de se lancer dans un tel chantier mais il faut prioriser le sujet. De nombreux professionnels savent accompagner les cabinets dans ce virage et c’est là que les investissements doivent s’orienter : outils et conseils pour transformer son organisation.

Enfin, la réflexion stratégique sur l’offre de services, la tarification et le positionnement sont plus que jamais nécessaires. Les clients vont eux-mêmes réévaluer leur positionnement stratégique et ce ne sera pas sans conséquence sur l’activité des cabinets d’avocats.

Au-delà des chantiers à ouvrir et des décisions entrepreneuriales à prendre, le sujet central est bien de changer d’état d’esprit et de parvenir à se réinventer. Réinventer sa conception de son métier, réinventer l’organisation de son cabinet, réinventer le lien avec son client. Il y a dans chaque crise les conditions du rebond. A chacun de créer les conditions pour les faire émerger, par soi-même ou avec un regard professionnel extérieur.

(1) Article Le Monde du Droit du 10 avril

(2) Article Décideurs du 21 avril

(3) Article FrenchWeb du 30 avril

(4) Rapport Terra Nova du 29 avril